摘  要： 比較企業(yè)ERP和高校的運(yùn)作模式，結(jié)合本校資產(chǎn)管理情況，分析了高校資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題對(duì)ERP實(shí)施過(guò)程中造成的影響，并給出了ERP在高校資產(chǎn)管理中實(shí)施的方案，對(duì)ERP應(yīng)用于高校資產(chǎn)管理做了初步的探索。
關(guān)鍵詞： ERP; 復(fù)雜; 實(shí)施范疇; 設(shè)計(jì)原則

    企業(yè)資源規(guī)劃ERP(Enterprise Resource Planning)[1]是一個(gè)根據(jù)訂單對(duì)企業(yè)范圍內(nèi)的資源進(jìn)行規(guī)劃和財(cái)務(wù)核算的信息系統(tǒng)，其核心目標(biāo)是優(yōu)化企業(yè)資源，最大限度地降低企業(yè)成本，提高效率和效益，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力[2]。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)屬性與ERP息息相關(guān)，近年來(lái)在企業(yè)中得到較大的發(fā)展。從某個(gè)角度來(lái)看，高校同樣具有其經(jīng)濟(jì)屬性[3]，一方面，高校招收學(xué)生，經(jīng)過(guò)培養(yǎng)，使之成為社會(huì)需要的人才輸送出去;另一方面，高校根據(jù)社會(huì)對(duì)人才的需求變化及時(shí)修改人才培養(yǎng)計(jì)劃(生產(chǎn)計(jì)劃)，調(diào)整教學(xué)資源?？梢?，高校的“訂單”來(lái)自于社會(huì)對(duì)人才的需求，“采購(gòu)”來(lái)自于教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)等各種經(jīng)費(fèi)的投入，其“庫(kù)存”體現(xiàn)在各種經(jīng)費(fèi)的投入是否過(guò)剩，投入過(guò)多會(huì)造成資源(或資產(chǎn))過(guò)剩，增加教學(xué)成本，投入過(guò)少又不能滿足教學(xué)的需要，影響教學(xué)和科研。然而，高校在管理體制、產(chǎn)能結(jié)構(gòu)、人文思想等方面與企業(yè)都有很大差別，有其獨(dú)特的行業(yè)屬性[4]，不能簡(jiǎn)單地把企業(yè)ERP套用到高校管理中，其實(shí)施過(guò)程一定會(huì)有許多預(yù)想不到的困難[5]。雖然近年來(lái)ERP在企業(yè)有較大發(fā)展，然而ERP實(shí)施的成功率并不高[6]，更何況在高校實(shí)施ERP還處于探索階段。
    為此，本文通過(guò)借鑒ERP成功實(shí)施例子和相關(guān)資料，認(rèn)為ERP的分步實(shí)施[7]是較為可行的。由于資產(chǎn)管理是高校相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)，因此，在高校實(shí)施ERP的第一步應(yīng)是資產(chǎn)管理信息化，將復(fù)雜的ERP實(shí)施項(xiàng)目分解為相對(duì)簡(jiǎn)單的幾個(gè)步驟，既保證了ERP的整體性應(yīng)用，又極大地減輕了實(shí)施的難度。
1 高校資產(chǎn)管理情況
    高校資產(chǎn)管理的內(nèi)容主要包括對(duì)每一物品從購(gòu)置驗(yàn)收、使用過(guò)程到最終報(bào)廢等環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)變動(dòng)情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并確保資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門以及使用單位記錄數(shù)據(jù)的一致性，做到實(shí)物與記錄要相符。學(xué)校財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)部門之間存在賬物不符的現(xiàn)象，其主要原因有：(1)管理體制不完善，數(shù)據(jù)由使用單位提供，定期資產(chǎn)清查、盤點(diǎn)不到位；(2)部門間不協(xié)調(diào)，缺乏溝通；(3)相關(guān)部門都獨(dú)立存有相應(yīng)的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)不能共享，成了“信息孤島”;(4)使用單位在使用過(guò)程中，對(duì)資產(chǎn)的變更（包括使用狀態(tài)、調(diào)動(dòng)、報(bào)修、報(bào)廢等）很難及時(shí)反映到資產(chǎn)管理部門或財(cái)務(wù)部門中去，容易造成相關(guān)部門數(shù)據(jù)不一致。
2 ERP在資產(chǎn)管理中的實(shí)施方案
2.1 確定資產(chǎn)管理是ERP1的實(shí)施范疇
    實(shí)施ERP的最基本條件是各個(gè)業(yè)務(wù)信息化[8]。在高校管理中把資產(chǎn)購(gòu)置、教學(xué)資源、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、后勤服務(wù)、人才引進(jìn)等所有為教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)提供應(yīng)用需要的業(yè)務(wù)工作劃分為“采購(gòu)環(huán)節(jié)”；把教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)的過(guò)程劃分為“生產(chǎn)環(huán)節(jié)”；把人才對(duì)社會(huì)的影響力、生源及其他收入源劃分為“銷售環(huán)節(jié)”。作為采購(gòu)環(huán)節(jié)之一的資產(chǎn)管理，在高校資產(chǎn)管理中是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，在ERP開始時(shí)，把資產(chǎn)管理信息化作為ERP實(shí)施的第一步，實(shí)施起來(lái)也有一定的可行性(如圖1所示)；作為采購(gòu)環(huán)節(jié)中的一部分，資產(chǎn)管理同時(shí)也作為ERP1[4]的實(shí)施范疇，根據(jù)本校的情況在實(shí)施ERP時(shí)應(yīng)做到：

    (1)在資產(chǎn)管理信息化過(guò)程中，軟件開發(fā)人員與各業(yè)務(wù)科室密切配合，分析、改善業(yè)務(wù)流程。ERP的精華在于管理思想，其本身具有先進(jìn)性，因此在實(shí)施時(shí)不能過(guò)多地改動(dòng)ERP，而應(yīng)改善原有的業(yè)務(wù)流程去適應(yīng)先進(jìn)的ERP管理思想，這一點(diǎn)部門間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。
    (2)在資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)信息化過(guò)程中，必須完成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理，將資產(chǎn)賬目、數(shù)據(jù)徹底計(jì)算清楚。因此，對(duì)在“資產(chǎn)管理”動(dòng)作中產(chǎn)生的各種原始憑證能夠?qū)崟r(shí)地生成記賬憑證，從而將業(yè)務(wù)發(fā)生的情況實(shí)時(shí)地返饋到財(cái)務(wù)中去，做到財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。
    (3)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由學(xué)校一把手負(fù)責(zé)，應(yīng)組織一支技術(shù)水平高、業(yè)務(wù)熟悉的軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)，并提高各相關(guān)部門人員素質(zhì)，使得相關(guān)人員對(duì)ERP有整體意識(shí)。
2.2 建立資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)
    資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)的基本信息如圖2所示(錄入界面截圖)。

    此外，還應(yīng)考慮資產(chǎn)的新增、變動(dòng)、報(bào)廢的申請(qǐng)、取消等字段，以及資產(chǎn)管理部門的審批、審核、確認(rèn)等字段信息。還有與財(cái)務(wù)對(duì)應(yīng)的單據(jù)號(hào)以及記賬憑證號(hào)等字段信息，以便完成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理。
2.3 應(yīng)用功能界面
    對(duì)于資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理應(yīng)包括資產(chǎn)管理部門應(yīng)用界面、使用單位應(yīng)用界面和財(cái)務(wù)部門應(yīng)用界面等，各界面主要功能有：
    (1)使用單位：包括資產(chǎn)申購(gòu)、驗(yàn)收、查詢、資產(chǎn)變動(dòng)申請(qǐng)等。其中資產(chǎn)變動(dòng)應(yīng)包括資產(chǎn)的新增、修改、刪除以及資產(chǎn)的現(xiàn)狀、調(diào)撥、報(bào)廢等。
    (2)資產(chǎn)管理：包括資產(chǎn)采購(gòu)管理(含協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)[8])以及對(duì)使用單位資產(chǎn)信息變動(dòng)申請(qǐng)的審批、審核等。
    (3)財(cái)務(wù)部門：包括對(duì)資產(chǎn)購(gòu)置、轉(zhuǎn)移、查詢、計(jì)提折舊、報(bào)廢核銷等功能。
2.4 設(shè)計(jì)原則
2.4.1整體性原則
    ERP實(shí)施是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，其所需的軟、硬件投資是比較大的，特別是考慮到管理軟件投資的一些特點(diǎn)就更是如此。因此，在資產(chǎn)管理信息化設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要一種整體的考慮，不能今天請(qǐng)這個(gè)做財(cái)務(wù)系統(tǒng)，明天請(qǐng)那個(gè)做資產(chǎn)管理。其結(jié)果必然是造成巨大的浪費(fèi)。
2.4.2權(quán)限
    系統(tǒng)應(yīng)對(duì)各使用單位（系、院、室）、資產(chǎn)管理部門設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限并建立相應(yīng)的管理制度，以保證每一物品從購(gòu)置、使用到報(bào)廢等環(huán)節(jié)的申報(bào)和申請(qǐng)，確保資產(chǎn)數(shù)據(jù)的有效性、及時(shí)性和真實(shí)性。
2.4.3 共享性
    系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)在保證業(yè)務(wù)功能的前提下，最大可能地增強(qiáng)系統(tǒng)的共享性、實(shí)用性，盡量使用戶界面友好、操作簡(jiǎn)便。因此,技術(shù)上可采用WEB三層式結(jié)構(gòu)和B/S模式，客戶端以Windows作為操作平臺(tái)，采用統(tǒng)一瀏覽器操作。總之，資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)為資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門和使用單位所共享,如圖3所示。

2.4.4 可擴(kuò)展性
    在資產(chǎn)管理信息化過(guò)程中，應(yīng)有完整的概念。因此，在設(shè)計(jì)上應(yīng)考慮系統(tǒng)的完整功能,各模塊應(yīng)有對(duì)應(yīng)接口，以便其他集成管理的添加和擴(kuò)展，包括基礎(chǔ)設(shè)施管理、后勤管理、人才管理以及其他教學(xué)資源管理等。
2.4.5 建立評(píng)價(jià)體系
    為配合ERP系統(tǒng)使用的有效性，應(yīng)針對(duì)資產(chǎn)從申購(gòu)、驗(yàn)收、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)以及ERP流程，建立完善的評(píng)價(jià)體系。主要有：
    (1)資產(chǎn)預(yù)算率績(jī)效評(píng)價(jià)：在資產(chǎn)管理信息化建設(shè)中應(yīng)把資產(chǎn)利用評(píng)價(jià)指標(biāo)加入其中，進(jìn)一步評(píng)價(jià)、分析資產(chǎn)預(yù)算的費(fèi)用對(duì)改進(jìn)教學(xué)、科研和培養(yǎng)人才所起的效果，如：就業(yè)率=畢業(yè)生就業(yè)人數(shù)/畢業(yè)生總?cè)藬?shù)×100%，畢業(yè)率=畢業(yè)生人數(shù)/學(xué)生總?cè)藬?shù)×100%等,以便實(shí)現(xiàn)“產(chǎn)出”與“投入”的預(yù)算。
    (2)資產(chǎn)采購(gòu)、變動(dòng)、報(bào)廢的評(píng)價(jià)。
    高校資產(chǎn)管理中實(shí)施ERP是一項(xiàng)重要復(fù)雜的工作，其重點(diǎn)在于如何將業(yè)務(wù)流程與ERP系統(tǒng)無(wú)縫接合，以及軟件技術(shù)上的擴(kuò)展接口問(wèn)題等。這需要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的實(shí)施對(duì)策。俗語(yǔ)說(shuō)萬(wàn)事起頭難，對(duì)ERP在高校實(shí)施要從簡(jiǎn)單、局部到復(fù)雜、全面。因此，本文從高校資產(chǎn)管理中實(shí)施ERP開始討論，并希望通過(guò)研究、探索不斷推進(jìn)ERP在高校的全面實(shí)施。
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