1.1檔案管理現(xiàn)狀 

國(guó)家及企事業(yè)單位的各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲(chǔ)出現(xiàn)迅速膨脹；而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問(wèn)題也是日益明顯，從而致使我國(guó)檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1)檔案工作流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)。檔案的管理工作均采用傳統(tǒng)的手工處理方式完成，工作既繁瑣效率又低下。

(2)檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。 

(3)檔案核查、查閱耗時(shí)長(zhǎng)。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來(lái)越龐大，要查找、核查清理某一檔案時(shí)，需要將所有的檔案篩選一遍。

(4)檔案的安全保障能力弱，無(wú)法有效保障檔案的安全，防止檔案被惡意盜損壞。

(5)檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對(duì)檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

(6)檔案盤(pán)點(diǎn)效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對(duì)所有檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，其工作量難以想象，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID（無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的信息化、自動(dòng)化帶來(lái)更多的便捷性，具有其他技術(shù)方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性。促進(jìn)傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變、提高現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，在形成新型的檔案保管和利用等方面均產(chǎn)生了強(qiáng)勁的推動(dòng)作用。

 

1.2系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo) 

目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統(tǒng)通過(guò)RFID標(biāo)簽作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯(cuò)率,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對(duì)檔案管理的效率、簡(jiǎn)化了管理流程、降低了人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實(shí)力。于此同時(shí)充分體現(xiàn)了行業(yè)界的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，與國(guó)際化檔案智能化管理接軌。

 

2、系統(tǒng)特色 

 

2.1先進(jìn)的RFID技術(shù) 

本系統(tǒng)采用當(dāng)前最先進(jìn)的RFID技術(shù)進(jìn)行構(gòu)建。RFID具有讀取方便快捷、識(shí)別速度快、穿透性強(qiáng)、數(shù)據(jù)容量大、使用壽命長(zhǎng)、安全性高等眾多優(yōu)點(diǎn)，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的核心技術(shù)，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向和趨勢(shì)。

 

2.2組件式軟件系統(tǒng) 

軟件系統(tǒng)架構(gòu)采用模塊化組件式結(jié)構(gòu)進(jìn)行搭建，提高系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可剪裁性?？梢蕴峁└邚椥缘臉I(yè)務(wù)擴(kuò)充需求和精簡(jiǎn)的業(yè)務(wù)需求。提高軟件系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，同時(shí)滿足大小客戶的不同應(yīng)用需求。

 

2.3系統(tǒng)級(jí)聯(lián)部署 

系統(tǒng)使用獨(dú)立的目錄服務(wù)器，根據(jù)該服務(wù)器的數(shù)據(jù)，可以把各自獨(dú)立的檔案系統(tǒng)進(jìn)行組合級(jí)聯(lián)，形成一套國(guó)家級(jí)的檔案系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)和檔案的一體化查詢。

 

2.4高安全檔案管理 

本系統(tǒng)提供高安全的檔案管理。在系統(tǒng)中綜合運(yùn)用高級(jí)門(mén)禁系統(tǒng)（多卡開(kāi)門(mén)模式、N+1卡模式等）、視頻監(jiān)控聯(lián)動(dòng)、環(huán)境監(jiān)控、紅外區(qū)域防護(hù)技術(shù)以及先進(jìn)的RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的保存和存取的多重防護(hù)，確保檔案的存儲(chǔ)和進(jìn)出安全。對(duì)于更高安全級(jí)別的檔案可以設(shè)置機(jī)密庫(kù)房，實(shí)現(xiàn)更高的訪問(wèn)安全控制。

 

2.5精準(zhǔn)的定位檢索 

在先進(jìn)的RFID技術(shù)基礎(chǔ)上，配合先進(jìn)的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對(duì)檔案的多種檢索，并實(shí)現(xiàn)快速精準(zhǔn)的定位。從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

 

2.6高效的檔案存取 

在精確的檔案定位基礎(chǔ)上，基于RFID的技術(shù)優(yōu)勢(shì)（高識(shí)別速度、穿透性識(shí)別等），可以實(shí)現(xiàn)批量檔案的存取。在進(jìn)出檔案庫(kù)時(shí)，實(shí)現(xiàn)堆垛掃描，極大的提高檔案的存取效率。

 

2.7檔案生命周期管理 

很多檔案都具有一定的保存期限（如代管業(yè)務(wù)檔案），本系統(tǒng)支持對(duì)檔案的生命周期的管理，可以記錄檔案的保存起止時(shí)間并及時(shí)提醒到期的檔案，釋放檔案存儲(chǔ)空間。

 

2.8一體化聯(lián)動(dòng) 

本系統(tǒng)支持門(mén)禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、周邊防護(hù)、LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動(dòng)，從而使得這些獨(dú)立的系統(tǒng)互相配合工作，實(shí)現(xiàn)最大化的功能應(yīng)用。提供對(duì)整個(gè)檔案館安防、環(huán)境監(jiān)控、信息公示等的一體化解決方案。

 

2.9信息公示 

通過(guò)在檔案查閱大廳設(shè)置LED公告顯示屏，顯示檔案查詢者所查詢的檔案當(dāng)前所處的狀態(tài)、檢索進(jìn)度等信息，方便檔案查詢者了解查詢情況，提高查詢者滿意度。通過(guò)在檔案庫(kù)設(shè)置小型LED顯示屏，顯示庫(kù)存、庫(kù)房訪問(wèn)者、環(huán)境等信息，提高檔案庫(kù)的可管理性。