《電子技術(shù)應(yīng)用》
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基于RFID的實(shí)體文檔管理系統(tǒng)解決方案
摘要: 數(shù)倫科技公司開發(fā)的基于RFID的文檔管理及防偽系統(tǒng)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),不斷使人們的一部分業(yè)務(wù)活動(dòng)物化到人以外的各種現(xiàn)代的辦公設(shè)備中,并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。
Abstract:
Key words :

第1章 系統(tǒng)的概述

數(shù)倫科技公司開發(fā)的基于RFID的文檔管理及防偽系統(tǒng)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),不斷使人們的一部分業(yè)務(wù)活動(dòng)物化到人以外的各種現(xiàn)代的辦公設(shè)備中,并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。

系統(tǒng)是一套文檔或物品安全管理系統(tǒng),可以很好的管理保密文檔,允許誰(shuí)可以有權(quán)限的借閱文檔,并及時(shí)查看到文檔和用戶的詳細(xì)信息。該系統(tǒng)能使有型文檔和資料的管理實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化,從而提高文檔的使用效率;對(duì)保密文檔或高價(jià)值文檔書籍執(zhí)行相關(guān)使用條例提供強(qiáng)有力的技術(shù)手段;為文檔真實(shí)性的鑒別提供了可靠的方法。

文檔柜或重要物品存儲(chǔ)柜可以存儲(chǔ)重要的文檔及物品。通過(guò)系統(tǒng)下達(dá)相應(yīng)的任務(wù),文檔柜系統(tǒng)才有權(quán)限被打開,讓用戶取相應(yīng)的文檔或物品;門禁系統(tǒng)可以有效的管理機(jī)關(guān)重要文檔被隨意帶出情況;復(fù)印機(jī)通過(guò)系統(tǒng)的管理,可以有效的控制有權(quán)限的人才可以復(fù)印文檔,不能隨意的復(fù)印任何文檔;銷毀機(jī)可以有效的管理文檔和資料是否擁有被銷毀的權(quán)限以及該文檔是否真正被銷毀。

第2章 系統(tǒng)的功能

當(dāng)RFID技術(shù)與每件對(duì)象(文檔、借閱人、電腦、通信器材)等建立捆綁關(guān)系后,一個(gè)具備新文檔登記、自動(dòng)盤存及定位、自動(dòng)引導(dǎo)、自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)追蹤、復(fù)印和銷毀控制、快速查詢及報(bào)警、統(tǒng)計(jì)文檔等功能的安全管理系統(tǒng)就建立起來(lái)了。各功能如下:

(1) 新文檔登記:每一個(gè)新的文檔在入庫(kù)時(shí)都會(huì)被黏貼一個(gè)RFID標(biāo)簽,通過(guò)標(biāo)簽與系統(tǒng)中相應(yīng)文檔的綁定操作,即當(dāng)以后當(dāng)掃描到一個(gè)文檔標(biāo)簽時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)搜索出該文檔所有的相關(guān)信息。

(2) 自動(dòng)盤存及定位:每個(gè)智能文檔柜利用讀寫器內(nèi)部的程序控制讀寫器所連接的天線,逐個(gè)掃描也就是讀取文檔柜內(nèi)標(biāo)簽的過(guò)程,確定文檔是否存在;

(3) 自動(dòng)引導(dǎo):一旦得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后,借閱者只要手持合法的身份卡即可按照指示燈在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需要的文檔。

(4) 自動(dòng)識(shí)別:當(dāng)借閱者通過(guò)文檔資源管理子系統(tǒng)查找出自己所需文檔的具體位置,提出借閱申請(qǐng),在申請(qǐng)得到批準(zhǔn)后,憑著自己的合法身份卡,從文檔柜中取出需要的資料,系統(tǒng)會(huì)對(duì)整個(gè)行為自動(dòng)記錄。

(5) 自動(dòng)追蹤:夾帶在衣服、包裹內(nèi)的文檔資料,經(jīng)過(guò)單位出入口時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)現(xiàn),對(duì)于發(fā)現(xiàn)的文檔資料,系統(tǒng)自動(dòng)判斷是否報(bào)警;文檔資料離開保密室后,系統(tǒng)也可以自動(dòng)追蹤文檔的移動(dòng)路線,對(duì)所經(jīng)過(guò)的主要通道(如保密室、辦公樓出入口、走廊等),系統(tǒng)自動(dòng)記憶經(jīng)過(guò)的時(shí)間;對(duì)于允許攜帶的文檔資料,系統(tǒng)不發(fā)出報(bào)警通知,只存儲(chǔ)通行記錄,以備歷史追朔,對(duì)于未經(jīng)允許的文檔資料,系統(tǒng)發(fā)出報(bào)警或通知。

(6)復(fù)印和銷毀控制:通過(guò)在復(fù)印機(jī)和文檔銷毀裝置上安裝RFID讀寫器和相應(yīng)天線。當(dāng)讀卡器讀到有效卡并查找到有被批準(zhǔn)的復(fù)印或銷毀任務(wù),控制器指示RFID讀寫器讀取RFID標(biāo)簽信號(hào),并核對(duì)該文檔后來(lái)指令復(fù)印機(jī)是否給予復(fù)印或銷毀機(jī)是否予以銷毀。復(fù)印和銷毀行為結(jié)束后,向中心系統(tǒng)發(fā)回狀態(tài)信息。

(7)快速巡查及報(bào)警:文檔資料的管理人員、領(lǐng)用人員、借用人員均與系統(tǒng)綁定,異常發(fā)生后,系統(tǒng)可進(jìn)行快速巡檢并發(fā)出報(bào)警信號(hào):瞬間提示文檔資料是否移動(dòng)、是否損壞及移動(dòng)信息,自動(dòng)生成相關(guān)人員及物品通行記錄。

(8) 流程管理:安全的個(gè)體識(shí)別(識(shí)別號(hào)唯一),可以嚴(yán)格控管文檔之借閱及歸還、流轉(zhuǎn)等流程,確保文件狀態(tài)之可視化,實(shí)時(shí)自動(dòng)登記。RFID 與工作流程管理(WORK FLOW)的整合,能將文件簽核、調(diào)閱、銷毀等與文檔實(shí)體緊密結(jié)合,達(dá)到全面的文檔管理

(9)統(tǒng)計(jì)文檔功能:領(lǐng)導(dǎo)可以查看到具體某個(gè)時(shí)間段的文檔外借情況;某一份文檔被哪些人外借過(guò);通過(guò)文檔編號(hào)查看到具體的某一份文檔等等。

第3章 系統(tǒng)的組成

該系統(tǒng)主要由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)組成。

3.1. 硬件系統(tǒng)

文檔管理和防偽系統(tǒng)的硬件包括:(1)文檔柜管理單元(2)門禁系統(tǒng)(3)文檔標(biāo)簽(4)文檔復(fù)印和銷毀系統(tǒng)(5)網(wǎng)絡(luò)接入系統(tǒng)(6)數(shù)據(jù)中心電腦等六大部分。具體介紹如下:

(1)文檔管理單元:具有RFID讀寫功能的文檔存放裝置。如文檔柜單元和文檔抽屜單元。文檔柜上安裝著IC卡讀卡器或者口令密碼鍵盤,當(dāng)有效的卡或口令輸入時(shí),柜子的門會(huì)自動(dòng)打開,系統(tǒng)也不會(huì)因拿出或放入文檔而發(fā)出警報(bào),否則,柜子門不會(huì)打開,柜櫥會(huì)發(fā)出警報(bào)。該柜子還配有顯示屏,顯示所輸入的口令和持卡人姓名,以及取出或歸還文檔的名稱等,以供借閱者確認(rèn),同時(shí)該顯示屏也會(huì)顯示各式圖案以表示打算找的文檔在柜櫥中。以上裝置連接到一個(gè)中心控制器,通過(guò)中心控制器來(lái)控制這些設(shè)備。文檔柜在一定事件(如關(guān)門、讀卡或按某一按鈕)的觸發(fā)下,將對(duì)整個(gè)柜子內(nèi)附著于文檔及文檔夾上的RFID標(biāo)簽進(jìn)行讀取,以檢測(cè)文檔的增減,并將該信息傳送到中心系統(tǒng)或顯示出來(lái)以供確認(rèn)。文檔柜裝有多接收發(fā)射的RFID讀寫器,該讀寫器連接到柜中各個(gè)天線上聚焦RF能量到指定位置。柜和抽屜帶有電子鎖,由中心控制器控制其開關(guān),當(dāng)有效的卡插入或口令鍵入后,抽屜將自動(dòng)打開或者中心系統(tǒng)命令其打開。抽屜內(nèi)有懸掛文檔夾的支架。


圖3.1 具有RFID讀寫功能的文檔柜

(2)門禁系統(tǒng):門禁系統(tǒng)具有RFID監(jiān)控模塊,該模塊包括一個(gè)RFID讀寫器,一個(gè)RFID天線和一個(gè)LED指示燈。該RFID讀寫器可以是單或多RF接口,模塊還包括一個(gè)紅外探測(cè)器模塊和一個(gè)攝錄機(jī)。RFID讀寫器、紅外探測(cè)器、攝錄機(jī)均被連接到一個(gè)控制器,該控制器具有串口、以太網(wǎng)接口及無(wú)線網(wǎng)卡,用以連接到中心系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與人員遠(yuǎn)距離RFID工作證配合使用,并且該門禁系統(tǒng)對(duì)借閱者隨身攜帶出去的文檔會(huì)自動(dòng)判斷是否報(bào)警:對(duì)于允許攜帶的文檔資料,系統(tǒng)不發(fā)出報(bào)警通知,只存儲(chǔ)通行記錄,以備歷史追朔,對(duì)于未經(jīng)允許的文檔資料,系統(tǒng)發(fā)出報(bào)警或通知。



圖3.2 RFID門禁系統(tǒng)

(3)文檔標(biāo)簽:文檔標(biāo)簽有兩種形式:一種是帶有條形碼被附著于一份文檔、書籍或資料上;另一種是通過(guò)將一個(gè)RFID芯片連接到一張金屬鍍膜后的紙張、文檔、書籍或資料上。


圖3.3文檔上的RFID標(biāo)簽



圖3.4 附著RFID標(biāo)簽的文檔夾

(4)網(wǎng)絡(luò)接入方式:各個(gè)模塊通過(guò)有線或者無(wú)線的方式與中央服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。無(wú)線接入方式包括:GPRS、WIFI和藍(lán)牙等目前比較流行的無(wú)線通信方式。

(5)數(shù)據(jù)中心電腦:

整個(gè)RFID硬件部分在后述軟件的支持下各司其職,實(shí)現(xiàn)了文檔資料的高效、安全管理。


系統(tǒng)圖



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