企業(yè)電子郵件向云遷移的七大技巧
胡楊編譯
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摘要： 據(jù)市場研究公司Forrester Research最新發(fā)表的研究報(bào)告稱，電子郵件無可爭議地是最容易遷移到云中的應(yīng)用程序，盡管一些CIO(首席信息官)對于把電子郵件交給微軟、IBM和谷歌等第三方基于云的電子郵件提供商仍然猶豫不決。
Abstract：
Key words :
據(jù)市場研究公司Forrester Research最新發(fā)表的研究報(bào)告稱，電子郵件無可爭議地是最容易遷移到云中的應(yīng)用程序，盡管一些CIO（首席信息官）對于把電子郵件交給微軟、IBM和谷歌等第三方基于云的電子郵件提供商仍然猶豫不決。
在這篇報(bào)告調(diào)查的834家中小企業(yè)和大企業(yè)的IT決策者中，有一半的人表示他們對于應(yīng)用托管的電子郵件沒有興趣。
然而，據(jù)Forrester稱，把一家公司的部分IT基礎(chǔ)設(shè)施遷移到云中以降低成本的壓力日益增大。盡管51%的受訪者表示他們將堅(jiān)持使用電子郵件，但是，46%的受訪者或者有興趣或者在計(jì)劃在明年把電子郵件遷移到云中。
為了編寫這篇題為“向進(jìn)入云電子郵件領(lǐng)域的人們學(xué)習(xí)”的報(bào)告，F(xiàn)orrester分析師采訪了制藥巨頭葛蘭素史克、美國美國飛兆半導(dǎo)體、微軟和谷歌等一些公司的IT專業(yè)人員，讓他們提供一些規(guī)劃和向基于云的電子郵件系統(tǒng)過渡的技巧。
對于入門者來說，機(jī)構(gòu)許多知道它是否為云做好準(zhǔn)備。有些公司由于遵守法規(guī)和一些法律的原因需要把電子郵件保留在公司內(nèi)部。認(rèn)真觀察一下你的電子郵件環(huán)境。據(jù)Forrester的研究報(bào)告稱，一個(gè)評估過程應(yīng)該包括如下步驟：
·分析員工的需求是什么：他們的郵箱容量需求是什么？遷移時(shí)遺留的東西在用戶之間有什么區(qū)別？所有的用戶有同樣的恢復(fù)需求嗎？
·描繪應(yīng)用程序集成的要求：員工并不是一家公司電子郵件平臺(tái)的唯一用戶，電子郵件實(shí)現(xiàn)的CRM、財(cái)務(wù)和其它業(yè)務(wù)應(yīng)用在工作流程中經(jīng)常依靠電子郵件。
·比較成本分析：Forrester研究公司已經(jīng)表明，低估了或者不知道他們企業(yè)電子郵件服務(wù)的成本。云托管的成本是更透明的，提供商披露他們的每次使用和每個(gè)月的成本以便方便地進(jìn)行比較。
·管理規(guī)定和其它安全要求的分析：你的公司可能要受到健康保險(xiǎn)責(zé)任法案（HIPAA）或者聯(lián)邦信息安全管理法案（FISMA）等法規(guī)的約束，要制定對電子郵件存儲(chǔ)和訪問的控制。此外，如果你的機(jī)構(gòu)除了執(zhí)行政府法規(guī)的規(guī)定之外還有其它安全要求，把你的電子郵件遷移到云中是不可行的。
在確定把電子郵件遷移到云中是否適合你的公司之后，現(xiàn)在是準(zhǔn)備進(jìn)行遷移的時(shí)候了。下面是Forrester在采訪中小企業(yè)和大型企業(yè)早期應(yīng)用者的過程中總結(jié)的七項(xiàng)規(guī)劃技巧。
1.清理目錄
在把電子郵件從企業(yè)內(nèi)部遷移到云環(huán)境的時(shí)候，“清理房間”是必要的。這意味清理陳舊的記錄和過期的域名的主動(dòng)目錄（如果你使用微軟主動(dòng)目錄的話）。一位金融服務(wù)行業(yè)的用戶在采訪中簡潔地稱，我們不想在提供商那里重現(xiàn)我們現(xiàn)有的混亂。
2.估算帶寬需求
把電子郵件遷移到云服務(wù)中將增加整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)通訊量。因此，你需要考慮增加帶寬的需求。微軟、谷歌和IBM等云提供商都有一些工具提供帶寬預(yù)測指南。
例如，這篇報(bào)告的作者Forrester分析師克里斯托弗·沃斯（Christopher Voce）寫道，微軟稱，每100個(gè)大量使用Outlook電子郵件軟件的用戶就需要你為電子郵件提供每秒37KB的帶寬。對于中等程度使用Outlook網(wǎng)絡(luò)接入服務(wù)的用戶來說，你需要接近每秒85KB的帶寬。
3.確定遷移的數(shù)量
你向云中遷移的電子郵件和日歷歷史數(shù)量越少，這個(gè)遷移的速度就越快。因此，企業(yè)應(yīng)該遷移最重要的東西以縮短遷移過程，至少在最初的時(shí)候應(yīng)該這樣做，因?yàn)樵谔L的時(shí)間里一只腳在企業(yè)內(nèi)部郵件中，另一只腳在云中，是很痛苦的。
這篇報(bào)告的作者沃斯稱，我們采訪的選擇把一年的或者更長時(shí)間的歷史記錄遷移的云中那些企業(yè)都表示，他們要是遷移較少的歷史記錄就好了。
4.確定遷移的方法
電子郵件向云中遷移有兩種方法：共存式遷移和徹底遷移。這兩種方法都有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。共存式遷移是一種逐步轉(zhuǎn)移資源的方法，因此對用戶的影響很小。但是，這種方法能夠在遷移到云中的用戶和沒有遷移到云中用戶之間引起一些問題。例如，如果基礎(chǔ)的平臺(tái)來自不同的廠商，用戶就不能看到提供的日歷。
徹底遷移是不向云中遷移歷史記錄或者僅遷移很少的歷史記錄。這種遷移方式速度快并且實(shí)施成本低。但是，這種方法把遷移的負(fù)擔(dān)轉(zhuǎn)給了員工。
微軟和IBM都有混合的工具以改善公司內(nèi)部和基于云的部署的集成。
5.把云和公司內(nèi)部應(yīng)用創(chuàng)造性地結(jié)合在一起
一些公司會(huì)探索采取兩個(gè)階段的方法，把歷史的電子郵件做一個(gè)快照并且首先把這些電子郵件遷移到云中，同時(shí)讓所有的員工繼續(xù)使用當(dāng)前的公司內(nèi)部的系統(tǒng)。一旦這些快照的電子郵件完成遷移以及自從原來的快照存儲(chǔ)以來對這些電子郵件進(jìn)行任何修改之后，那就是員工開始把收件箱遷移到云服務(wù)的時(shí)候。
沃斯寫道，這項(xiàng)努力的價(jià)格自然是更高的，但是，這種做法抓住了這兩個(gè)領(lǐng)域最好的方面。你的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者和企業(yè)文化知識將幫助你為你的機(jī)構(gòu)制定一個(gè)最佳的方法。
6.組建遷移團(tuán)隊(duì)
云遷移是一個(gè)沉重的任務(wù)。根據(jù)你的公司的規(guī)模，你也許沒有內(nèi)部人員處理這個(gè)事情。IBM和微軟等提供商經(jīng)常提供自己的遷移服務(wù)，或者推薦Quest Software、Avanade（僅兼容微軟產(chǎn)品）和其它遷移合作伙伴以便順利地進(jìn)行遷移。Forrester強(qiáng)烈建議在談判任何云交易的時(shí)候都要包含遷移成本。
7.頭腦中一直要有退出戰(zhàn)略
任何云遷移戰(zhàn)略的一個(gè)重要部分都是要知道如果這個(gè)遷移不能實(shí)施，應(yīng)該在什么時(shí)候和如何撤銷這個(gè)計(jì)劃。
沃斯寫道，如果在遷移過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，你應(yīng)該知道你對于提供商有什么合同要求。根據(jù)這種計(jì)劃采取措施是很少見的，但是，擁有一個(gè)退出戰(zhàn)略總是一個(gè)好主意。
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