在現(xiàn)代企業(yè)管理中，編碼扮演了一個(gè)很重要的角色，在企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、采購(gòu)、銷(xiāo)售等各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要采用規(guī)定的一個(gè)或者多個(gè)字符代碼來(lái)表示一定的事與物，以便記錄、傳遞、存儲(chǔ)和處理，這一系列的字符代碼的集合就是編碼系統(tǒng)" title="編碼系統(tǒng)">編碼系統(tǒng)。
一、編碼簡(jiǎn)介
任何一個(gè)企業(yè)的編碼工作，都與企業(yè)的發(fā)展速度" title="發(fā)展速度">發(fā)展速度、企業(yè)規(guī)模有著直接關(guān)系。一般來(lái)講，企業(yè)編碼是伴隨企業(yè)發(fā)展一步步建立起來(lái)的，而且企業(yè)規(guī)模越大，編碼工作就越發(fā)重要。這是因?yàn)樾∑髽I(yè)的溝通成本相對(duì)不高，而且有其他手段彌補(bǔ)，如現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)、多次溝通，了解彼此的表達(dá)習(xí)慣等等。如果企業(yè)規(guī)模較大，這些彌補(bǔ)手段均表現(xiàn)出一定的局限性，而且無(wú)效溝通的成本也會(huì)越來(lái)越大，建立科學(xué)企業(yè)編碼體系的迫切性就越來(lái)越高。
企業(yè)建立編碼體系的目的：
1、對(duì)事或物進(jìn)行唯一的、無(wú)二意的標(biāo)識(shí)；
2、表達(dá)事或物的某些特征；
3、提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)事務(wù)的處理能力" title="處理能力">處理能力和速度；
4、促進(jìn)信息體系的自動(dòng)化；
5、便于各系統(tǒng)間進(jìn)行信息的交換和數(shù)據(jù)的傳遞；
對(duì)企業(yè)而言，編碼必須能夠事或物進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)、表達(dá)事或物的特征；只有這樣，產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、采購(gòu)等才能以編碼作為替代，設(shè)計(jì)人員和管理人員就能夠非常直觀地從編碼上獲得產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)信息、特征信息以及其他隱含的信息，方便地進(jìn)行產(chǎn)品查詢和相似性設(shè)計(jì)。
二、編碼包含的范圍
完整的編碼體系應(yīng)該包含企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在企業(yè)的日常事務(wù)處理中隨處可以見(jiàn)到編碼的身影，并非只是我們?nèi)粘Ｌ岬阶疃嗟奈锪暇幋a、產(chǎn)品編碼等，其實(shí)在生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等很多部門(mén)也都有對(duì)應(yīng)的編碼體系。
1、物料編碼規(guī)則（含產(chǎn)品、專(zhuān)用件、通用件、標(biāo)準(zhǔn)件）
2、文檔命名規(guī)則
3、原材料編碼規(guī)則
4、設(shè)備編碼規(guī)則
5、辦公設(shè)備編碼
6、客戶編碼
7、企業(yè)員工編碼
………………..
當(dāng)然這些編碼并不是全部都要在PDM進(jìn)行管理，與PDM系統(tǒng)息息相關(guān)的主要是文檔編碼、產(chǎn)品編碼、物料編碼，也會(huì)涉及原材料編碼、設(shè)備編碼等范圍，它們?cè)赑DM系統(tǒng)中的應(yīng)用方式基本相同，稍后我們將集中介紹一種。
三、編碼遵循的原則
企業(yè)的編碼體制的制定，需要充分考慮企業(yè)自身對(duì)編碼的需求，考慮到企業(yè)自身的特點(diǎn)，經(jīng)過(guò)充分的調(diào)研，將企業(yè)自身的物料、文檔、原材料等進(jìn)行分類(lèi)整理，從這些分類(lèi)中總結(jié)規(guī)律形成編碼結(jié)構(gòu)。

1、唯一性：必須保證一個(gè)事或物僅賦一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反一個(gè)事或物; 在編碼過(guò)程要盡所能避免一物多碼或者一碼多物的現(xiàn)象；

2、可擴(kuò)性：代碼結(jié)構(gòu)能適應(yīng)編碼對(duì)象不斷增加的需要，為可能的新編碼留有足夠的備用碼; 充分考慮企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，新的需求和新的業(yè)務(wù)的開(kāi)展；

3、簡(jiǎn)潔性：編碼位數(shù)在滿足需要的前提下應(yīng)盡可能最少，以增加識(shí)別速度，減少差錯(cuò)率，減少計(jì)算機(jī)處理時(shí)間和存儲(chǔ)空間;

4、識(shí)別性：編碼并不是要完整的表現(xiàn)是或物的所有特性，應(yīng)盡可能反映編碼對(duì)象的主要特征，以助于記憶并便于人們了解和使用；

5、適應(yīng)性：代碼設(shè)計(jì)應(yīng)便于修改，以適應(yīng)編碼對(duì)象特征或?qū)傩砸约捌湎嗷リP(guān)系可能出現(xiàn)的變化;

6、穩(wěn)定性：不宜頻繁變動(dòng); 編碼時(shí)要考慮其變化的可能性盡可能保持代碼系統(tǒng)的相對(duì)穩(wěn)定;

7、規(guī)范性：編碼格式要規(guī)范化;以提高代碼的可靠性，相同類(lèi)型的對(duì)象，編碼的格式近可能的相同；

在進(jìn)行信息編碼時(shí)，很難做到全部滿足以上原則。但應(yīng)盡量做到遵循唯一性、可擴(kuò)性、適應(yīng)性、穩(wěn)定性等基本原則；并且信息代碼一般具有識(shí)別、分類(lèi)、排序、統(tǒng)計(jì)等功能。

四、與PDM相結(jié)合的企業(yè)編碼
從企業(yè)自身看，很多企業(yè)在信息編碼方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中簡(jiǎn)單套用傳統(tǒng)工作模式，或者直接沿用國(guó)外的一些模式、套用其他企業(yè)的一些模式。
為便于人工解讀，部分企業(yè)在編碼中增加了大量的特征碼（如圖1），這種做法雖然讓編碼反應(yīng)了更多的特性值，但導(dǎo)致信息系統(tǒng)對(duì)標(biāo)識(shí)代碼的基本要求唯一性、識(shí)別性和穩(wěn)定性得不到保障，使計(jì)算機(jī)快速、準(zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)難以發(fā)揮。


圖1
為了方便快速編碼，部分企業(yè)在完全采用流水碼的方式來(lái)進(jìn)行編碼（如圖2），這種做法雖然提高了編碼的效率，也提高了計(jì)算的計(jì)算和處理能力，但是卻喪失了編碼的識(shí)別性，企業(yè)推出了編碼體系后，物料編碼不科學(xué)，存在一物多碼或者一碼多物的情況，編碼越用越亂。


圖2
這兩種極端的方式在企業(yè)信息化管理過(guò)程中，都或多或少給企業(yè)帶來(lái)一系列的麻煩，企業(yè)信息化工程全面開(kāi)展的時(shí)候，企業(yè)購(gòu)買(mǎi)了很多信息化系統(tǒng)來(lái)滿足實(shí)際的需求，在這些系統(tǒng)裝備到這些企業(yè)中時(shí)，因?yàn)槠髽I(yè)的編碼體系的不合理，導(dǎo)致信息化的進(jìn)展緩慢。
建立一套良好的編碼體制，是為企業(yè)的全面信息化工程打下良好的基礎(chǔ)，下面是分析一套企業(yè)的應(yīng)用效果良好的編碼體系（圖3），從這個(gè)編碼中采用不同編碼字段進(jìn)行區(qū)分，分別表示對(duì)象的不同特性

類(lèi)別碼對(duì)企業(yè)內(nèi)部所有需要編碼的事物進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)劃分。

標(biāo)識(shí)碼則從事物特性的角度將同一類(lèi)事物加以區(qū)分。

特征碼并不僅僅表示事物的幾何、形狀、工藝、材料等特征信息，它是一種統(tǒng)稱(chēng)，還可以表達(dá)功能、用途、標(biāo)準(zhǔn)等信息。

流水碼是相同特性值對(duì)象的區(qū)分依據(jù)。

輔助碼則是為滿足一些特殊情況而設(shè)置的，視具體情況進(jìn)行取舍。



圖3
在此編碼中編碼反映了對(duì)象的主要特征；對(duì)象編碼體系滿足唯一性、可擴(kuò)展性" title="可擴(kuò)展性">可擴(kuò)展性、簡(jiǎn)單性、識(shí)別性。
五、幾點(diǎn)建議
在外無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)無(wú)參考經(jīng)驗(yàn)的前提下，一個(gè)企業(yè)到底如何構(gòu)建適合自己的編碼體系呢？筆者提出五方面建議。
1、體系化的構(gòu)建企業(yè)編碼，是編碼工作的首要問(wèn)題。
開(kāi)展企業(yè)編碼工作應(yīng)盡可能全面了解企業(yè)的情況，才有可能搭建出一套合理的編碼架構(gòu)。體系化構(gòu)建企業(yè)編碼體系的好處，將避免編碼實(shí)用性不足的問(wèn)題，如一些公司的物料編碼應(yīng)該包括供應(yīng)商的，而有些產(chǎn)成品編碼應(yīng)該包括生產(chǎn)工廠的，如果我們僅考慮物料，不考慮供應(yīng)商、客戶，就無(wú)法進(jìn)行科學(xué)編碼。
編碼工作應(yīng)以物料編碼為重點(diǎn)，工作范圍" title="工作范圍">工作范圍要涉及企業(yè)運(yùn)作的所有基礎(chǔ)信息和重復(fù)性工作，具體包括：物料（成品、半成品、原料）、供應(yīng)商、客戶、制造資源、倉(cāng)庫(kù)貨位、人員、部門(mén)、物料批號(hào)、序列號(hào)、單據(jù)。
2、考慮企業(yè)運(yùn)作技術(shù)條件，構(gòu)建面向未來(lái)的企業(yè)編碼體系。
不同的企業(yè)運(yùn)作環(huán)境，如實(shí)施沒(méi)實(shí)施企業(yè)ERP系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)編碼的要求也有較大差異。比如在手工條件下的機(jī)械業(yè)企業(yè)，物料的編碼則應(yīng)該包括成品編碼，這樣對(duì)于專(zhuān)用件是非常有用的，可以很容易通過(guò)產(chǎn)品碼識(shí)別物料的用途，同時(shí)也可以反映出通用件之間的借用關(guān)系，即可以通過(guò)產(chǎn)品編碼判斷某款新產(chǎn)品是從哪款舊產(chǎn)品上借用來(lái)的。但如果對(duì)于已實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)，上述好處就不存在了，這些工作均可以通過(guò)軟件查詢功能方便實(shí)現(xiàn)，此時(shí)物料編碼再包涵成品編碼就沒(méi)有了實(shí)際價(jià)值。

3、從用戶使用角度進(jìn)行企業(yè)編碼，才能真正意義上解決編碼的實(shí)用性問(wèn)題。

為保證企業(yè)編碼的實(shí)用性，必須對(duì)各崗位涉及編碼的工作內(nèi)容與工作流程進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，在如何保證調(diào)研效果的問(wèn)題上，咨詢公司認(rèn)為應(yīng)該從兩個(gè)方面來(lái)保證：組織方面，在編碼小組的人員構(gòu)成上，要考慮各相關(guān)部門(mén)的利益，編碼人員應(yīng)來(lái)自于各相關(guān)部門(mén)，并熟悉所屬部門(mén)的業(yè)務(wù)，能夠代表本部門(mén)利益，并協(xié)助編碼小組進(jìn)行編碼需求調(diào)研工作；現(xiàn)場(chǎng)方面，必須深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，如何才算深入現(xiàn)場(chǎng)，我們認(rèn)為應(yīng)對(duì)具體的編碼使用人員進(jìn)行面對(duì)面的溝通，才有可能認(rèn)識(shí)編碼的可操作性。

4、認(rèn)識(shí)到物料編碼與順序碼的差異，這是企業(yè)編碼中常常忽略的一個(gè)問(wèn)題。

大部分企業(yè)對(duì)物料編碼與順序碼的差異并不了解，常常混淆這兩種碼的根本性區(qū)別。

順序碼的管理意義是對(duì)某個(gè)特定成品或某個(gè)特定關(guān)鍵零部件的標(biāo)識(shí)，利用該順序號(hào)可對(duì)該成品或零部件進(jìn)行生命周期內(nèi)跟蹤管理。順序號(hào)在產(chǎn)品制造完成的一瞬間生成，在生命周期內(nèi)進(jìn)行應(yīng)用。

物料編碼則指的是某類(lèi)物料的編碼，在該類(lèi)物料進(jìn)入企業(yè)運(yùn)作環(huán)境時(shí)產(chǎn)生。對(duì)于產(chǎn)成品與半成品來(lái)說(shuō)，在生成樣品時(shí)進(jìn)行編制，對(duì)于物料，是進(jìn)入企業(yè)物料清單時(shí)編制的。同樣以汽車(chē)來(lái)說(shuō)，物料編碼則指的是某一類(lèi)汽車(chē)車(chē)架，而非指的特定的某一個(gè)車(chē)架，所以說(shuō)某個(gè)特定的車(chē)架，應(yīng)該是有兩個(gè)編碼的，一是個(gè)車(chē)架類(lèi)別號(hào)，即物料編碼，一個(gè)是車(chē)架順序號(hào)，指的是這個(gè)車(chē)架本身。
物料編碼與順序碼的應(yīng)用范圍也是不同的，物料編碼主要應(yīng)用于BOM管理上，指的是某類(lèi)物料，應(yīng)用于該類(lèi)物料的預(yù)測(cè)、采購(gòu)、加工、銷(xiāo)售、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)，而順序碼僅應(yīng)用于售后服務(wù)環(huán)節(jié)，在出廠時(shí)才登記生效。

5、注意直接用戶的意見(jiàn)，并根據(jù)用戶的意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)整。

任何一個(gè)工作，如果沒(méi)有實(shí)踐的檢驗(yàn)，其可行性都是應(yīng)該懷疑的，編碼工作也是一樣，無(wú)論我們調(diào)查的怎樣仔細(xì)，考慮的怎樣周全，在編碼方案實(shí)施時(shí)，必定會(huì)面臨許多實(shí)際問(wèn)題，如何看待這些問(wèn)題，如何根據(jù)這些問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整，是影響編碼成敗的一個(gè)關(guān)鍵方面。

在對(duì)原方案的調(diào)整問(wèn)題上，人們往往會(huì)走兩個(gè)極端：一是固守己見(jiàn)，堅(jiān)決不改；二是毫無(wú)主見(jiàn)，怎么說(shuō)怎么改。這兩種方式都是要不得的，第一種方式會(huì)使編碼體系喪失易用性，第二種方式是編碼本身的客觀性、科學(xué)性喪失，其后果也是顯而易見(jiàn)的。